مقدمه  

از حدود هزار و هشتصد سال پیش که کاغذ در چین اختراع شد نامه نیز رشد و تحول یافت از الواح سنگی و گلی با خطوطی مثل میخی به شکل تقریبی امروزه آن، ولی در واقع تولد نامه را می‌توان تقریبا با تاریخ بشریت یکی دانست. از زمانی که بشر هنوز زبان تکوین شده نداشت و برای انتقال منظور خود به هم نوع خود از نقاشی روی دیوار غارها و سنگها استفاده می‌کرد. در فرهنگ لغات نامه، نوشته معنا شده است. پس در واقع به راحتی می‌توان گفت که نقاشه‌های روی دیوار غار‌ها نیز نوعی نامه بوده است. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی شکل و جنس نامه‌ها، طریقه ی نوشتن نامه‌ها، کاربرد نامه‌ها و طریقه ی انتقال نامه‌ها دستخوش تغیرات و تحولات  اساسی و بنیادین گردید. از میخ و گل خشک شده به پر و کاغذ و e-mail !  و با پیدایش تلفن و تلگراف و اینترنت روش‌های سریع تری برای پیغام فرستادن و دریافت پیغام اختراع شده است و پیشرفت وسایل ارتباطی به مقدار زیاد در میزان استفاده از نامه‌های کاغذی تاثیر داشته است و به رغم عصر کنونی اینترنت، شبکه اطلاعاتی جهانی و همه ابزار دیجیتال، هرگز نیاز به ارتباط نوشتاری عالی تا بدین حد زیاد نبوده است، هنوزنامه نگاری با کاغذ و قلم منقرض نشده است! و حتی در بسیاری از مناسبات و کارها نامه‌های کاغذی هنوز بدون رغیب می‌نمایند.

هیچ گاه مهارت مؤثر نوشتاری در امور تجاری، آموزشی یا دولتی تا بدین پایه مورد تقاضا قرار نداشته است. روند به سوی کوچک کردن شرکتها، جذب منابع از بیرون، منطقی ساختن امور و، به ویژه در این روزها، خود اشتغالی بدان معناست که افرادی که هرگز خود را در کار نوشتن خبره نمی‌دانشتند اکنون باید این وظیفه را نیزهمراه  با دیگر مسئولیتهای مقابل خویش به عهده بگیرند.

نامه نگاری در ایران

تاریخچه نامه نگاری در ایران

سابقه نامه نگاری در ایران به دوره ی هخامنشیان بر می‌گردد، در آن زمان واژه‌ها را با خط میخی بر روی پوست دباغی شدهی جانوران می‌نوشتند. سپس آن پوست را به دست چاپار یا پیک می‌دادند تا به مقصد برساند. در زمان ساسانیان بین راه‌های شهر‌ها در فواصل معین ایستگاه‌هایی به نام چاپارخانه ساختندکه در هر یک از آنها یک یا چند مرد سوارکار به سر می‌بردند.

در زمان صدارت امیر کبیر با اقدامات اصلاحی که انجام می‌داد در فکر ایجاد امکاناتی نیز برای انتظام و گسترش امور ارتباطات دولتی نمود و شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی را مجبور کرد تشکیلات چاپار دولتی را منظم کند و در اواخر سال ۱۲۶۶ هجری قمری دستور داد که چاپارخانه‌های جدید در تمام ایالات ساخته شود.
در سال ۱۲۶۸ هجری قمری برای ارسال نامه نرخی تعیین گشت که تا بیست سال بعد نیز پابرجا ماند.

بعد از مدتی کتابچه‌ای نیز تهیه و بین ایالات توزیع شد که در آن صورت چاپارخانه‌ها و مسافت هر کدام قید شده بود لذا با گرفتن التزام از شفیع خان در اندک زمانی ارسال مراسلات و مکاتبات خصوصی مردم بین مرکز و شهرهای مهم شکل گرفته و مرتب شد و مامورینملزم به اجرای دقیق و صحیح برنامه شدند که آن را باید از نفوذ عجیب امیرکبیر در مردم و مدیریت صحیح وی دانست. از ۱۸۰۰ سال پیش که کاغذ توسط چینی‌ها ساخته شد، نامه نویسی روی کاغذ و کتاب نویسی پدید آمد و امر نامه نویسی خیلی آسان تر شد.

سالها گذشت و مکاتبات اداری دستخوش تغییرات گوناگون گردید و روز به روز تحولی نوین در جهت سهولت مکاتبات در جوامع بشری رخ داد واین تلاشها در راستای دسترسی آسان انسانها به اطلاعات بود که در قرن حاضر ثمره آن به نتیجه رسید و یکی از بزرگترین فنون علمی جهان به نام سیستم اتوماسیون اداری اختراع گردید.

این سیستم از قابلیتهای بسیار بالایی برخوردار است و می‌تواند نیازهای روزمره ذینفعان را به نحو مناسبی انجام دهد.

بدین منظور براساس مطالعات و پژوهشهای مختلف و جمع آوری اطلاعات مستند از منابع مختلف برآن شدیم تا با انتشار این مطالب که حاوی اطلاعات سودمندی درباره اتوماسیون اداری است بتوانیم دریچه‌ای هر چند کوچک برروی دانش پژوهان محترم بگشائیم.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری بصورت خلاصه و مختصر تسریع در پاسخگویی و کاهش مکاتبات می‌باشد.

بیش از یک دهه است که در کشور تحلیلگران و طراحان سیستم‌های اداری سعی کرده‌اند گردش مکاتبات اداری را در سازمان‌های خود مکانیزه کنند. با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امکانات هر سازمان این تلاش‌ها از کمترین سطح تا بالاترین سطح را هدف قرار داده است. ر این مدت هزاران نرم افزار توسط سازمان‌ها تهیه یا به صورت آماده خریداری شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این کار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هایی که موفق به اتوماسیون کامل مکاتبات اداری شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمی کند، علت چیست؟ در خصوص این سوال دلایل زیادی بیان شده است. ناقص بودن نرم افزار، خرابی شبکه، کمبود امکانات سخت افزاری و. ..، اما مطالعات گویای این واقعیت است که موارد اشاره شده شرایط لازم برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری هستند اما شرایط کافی نیستند. مدیریت پیاده سازی اتوماسیون از عوامل بسیار مهمی است که در سرنوشت هر پروژه تاثیر اساسی دارد و این عاملی است که به طور معمول مورد غفلت قرار می‌گیرد. در این مقاله سعی شده است موضوع پیاده سازی و عواملی که باید به هنگام پیاده سازی در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گیرد. در اولویت باشند.

امروزه پیشرفت فناوری و حرکت دنیای عظیم رایانه با سرعت غیرقابل تصور آن از یک سو و توقعات و نیازهای روزافزون مشتریان و ارباب رجوع در محیط‌های اداری از سوی دیگر، سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌های سریع تر و ساده تری برای انجام عملیات روزمره کرده است. این امر در کشور ما نمود خود را در مکاتبات داخل سازمان و مکاتبات بین سازمانی بیشتر نشان می‌دهد. هر چند در حالت ایده آل می‌توان امیدوار به مکانیزه کردن فرآیندهای انجام امور در داخل سازمان‌ها و بین سازمان‌های کشور بود  این امر نیازمند رسیدن به حدی از بلوغ در هر زمینه می‌باشد.

اگر بخواهیم دلایل مکانیزه کردن مکاتبات اداری در سازمان‌ها را به طور کامل شرح دهیم، مطالب و موارد قابل ارایه مقالات متعددی را می‌طلبد که خارج از بحث و موضوع مورد نظر است. اما در اینجا فهرست وار به اهم این دلایل اشاره می‌کنیم.

برخی از مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می‌توان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:

– نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.

– مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه‌ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت‌های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.

– امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی‌های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

– استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

– احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و. …

– اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
– طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی‌ها (وقت و نیروی انسانی).

– هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها.

– هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

– امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها

– عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.

– عدم امکان گزارش گیری از فعالیت‌های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش‌های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها.

در مقابل مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می‌شود عبارت‌اند از:

– امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.

– کاهش فعالیت‌های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.

– نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.

– مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.

– قابلیت تولید گزارش‌های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.

– محول کردن بخش زیادی از فعالیت‌های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین‌ها به سیستم نرم افزاری.

– امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.

– اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.

– دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.

– ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.

– سهولت و سرعت در گردش عملیات.

این سیستم را سیستم بدون کاغذ یا پیک نیز می‌گویند، توضیح بیشتر اینکه سیستم اتوماسیون اداری سیستم نرم افزاری است که کاربران را قادر می‌سازد مکاتبات وارده بهس ازمان را به داده‌ها داده واعمال کنترل‌های مختلف در سازمان را به جریان اندازند. دراین سیستم تمام مکاتبات صادره و وارده از ابتدا تا انتها در کارتابل الکترونیکی قرار گرفته و قابلیت جست و جوی آسان و سریع نامه، گزارش گیری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ـ ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، امکان ثبت اطلاعات نامه‌های صادره، امکان دسته بندی ناه‌های وارده و صادره بر حسب ارجحیت و طبقه بندی.

• امکان ثبت پیروهای یک نامه بهمراه شرح و تاریخ.
• امکان ثبت کلیه بازگشتهای یک نامه بهمراه شرح و تاریخ، امکان جستجوی نامه‌ها براساس کلیه اطلاعات وارد شده بصورت ترکیبی
• امکان ثبت تصویر اسکن شده نامه
• امکان ثبت ارجاع کنندگان یک نامه بهمراه شرح و تاریخ ارجاع
• امکان ثبت کلیه امضاء کنندگان یک نامه بهمراه شرح و تاریخ امضاء
• ثبت خودکار فرستندگان و گیرندگان نامه بهمراه شرح و تاریخ امضا
• ثبت اطلاعات مربوط به اقدام کنندگان
• مدیریت دسترسی بایگانها
• کنترل وضعیت عملکرد بایگانها بهمراه تاریخ و ساعت نامه تغییر یافته و نوع تغییر انجام شده
• امکان ابطال نامه‌های حذف شده توسط بایگانها بوسیله مدیریت سیستم
• امکان امحاء نامه‌های قدیمی بصورت ترکیبی
• امکان نگهداری پرونده مربوط به هر نامه
• امکان ویرایش پرونده‌های Microsoft word از داخل نرم افزار
• امکان چاپ نامه‌ها بصورت تک و فهرستی
• امکان چاپ نتایج جستجوی نامه‌ها
• امکان تعریف قالب برای شماره نامه و کنترل قالب هنگام ورود شماره نامه و. .. را دارد.

اهداف :

هدف از تهیه این گزارش آشنایی با فن آوری نوین در علوم اداری می‌باشد. همان طور که ملاحظه خواهید کرد دراین گزارش تاریخچه مکاتبات از قدیم تا عصر حاضر با هدف آشنایی هر چه بیشتر با فن اوری نوین درعلوم اداری به رشته تحریر درآمدهاست.

یکی از اهداف عالیه این گزارش توجه به این نکته است که مدیریت و رهبری و فرآیندهای آنها در پرتو رشد سریع تکنولوژی‌های مختلف بخصوص فن آوری اطلاعات و فنون ارتباطی جدید درحال تغییرند.

از هم اینکه آهنگ فروپاشی ساختارهای عریضی و طویل به گوش می‌رسد و مفاهیمی همچون سازمانهای مجازی، دولت الکترونیک، تجدید ساختار و کوچک سازی، جایگزینهای رهبری، مدیریت فیلسوفانه و. .. فضای مطالعه پیرامون مفهوم سازمان را پر کرده اند. سازمان غیررسمی که بعنوان نماد ارتباطات واقعی در سازمانها شناخته می‌شود به دلیل افزایش ارتباطات غیرحضوری در سازمانهای مجازی و ساختارهای نامرئی، در حال فروپاشی است. ما وارد دنیای پست مدرن (فرانوین) شده ایم. جایی که مفاهیم روبنایی همانند اشکال ساختاری ـ کاربردی سازمان با این شدت در حال تغییرند و ناگفته پیداست که چه تحول عظیمی در انتظار بنیانهای نظری (تئوریک)آنهاست.

پیشینه پژوهش :

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و…

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه‌ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه‌ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم‌هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم‌هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است.

امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه ۶۰ به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقـداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

در اوائل دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه‌ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه‌ها ۹۰ – ۸۵ درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها ۴ درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم‌هایی به وجـود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.

سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری، فناوری رایانه‌ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه‌ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود. (دهه ۲۰ به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه‌های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه‌ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کــرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم‌ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می‌بریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده‌اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

تعریف اتوماسیون اداری: بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند.

اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.

اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،۱۳۷۸)

مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.
به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

۱ – مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود؛

ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می‌شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی،

مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

۲ – مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد؛