.

هدف از تشکیل وایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است.

۱- برنامه ریزی و مراقبت برای حفظ مقدار موجودی هر یک از کالاهای مورد نیاز سازمان درحد مطلوب خود

همکاری و مساعدت در خرید وتامین وتهیه کالاها ودریافت کالاهای خریداری شده

۲- نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح وتسریع در امر تحویل با رعایت مقررات

۳- دستورالعملهای سازمان

انبارها را از دو جهت‌ می‌توان‌ مورد بررسی‌ قرارداد، یکی‌ از لحاظ‌ فیزیکی‌ نظیر محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل‌ کالاها در انبار، نور، ایمنی‌ و وسایل‌ حفاظت‌ کالاها و وسایل‌ حمل‌ و نقل‌ و… ودیگری‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار که‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوی‌ که‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهای‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ کنترلهای‌ لازم‌ در رابطه‌ با کالاها می‌پردازد.

 منظور از سیستم‌ اطلاعاتی‌ انبار، ایجاد روشی‌ نظام‌مند و منطقی‌ برای‌ اجرای‌ عملیات‌ مربوط‌ به‌کالاهای‌ موجود در انبار و همچنین‌ اعمال‌ کنترلهای‌ لازم‌ روی‌ مراحل‌ مختلف‌ این‌ عملیات‌ می‌باشد.

انبار بنا به‌ نیاز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و کارکنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. این‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحویل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداری‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمی‌ مبتنی‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصی‌ و دوستانه‌ چرا که‌ اینگونه‌روابط‌، موجبات‌ کندی‌ کار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ می‌سازد. بدیهی‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهای‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسریع‌ کارها خواهد بود ولی‌ نباید باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارک‌ و اسناد باشد.

نیازمندیهای مساله جهت طراحی برنامه انبار

اطلاعات پایه

1. امکان تعریف انباردارها و مشخصات شخصی و شغلی آنها
2. امکان تعریف انواع واحدهای شمارش کالا
3. امکان تعریف انواع طبقات کالا و تخصیص یک کالا به طبقات مختلف
4. امکان کدگذاری کالاها (امکان تعریف کدکالا در سه سطح گروه ، زیرگروه و سریال کالا)
5. امکان تعریف مکان‌های نگهداری کالا در انبار ، همچون قفسه ، ردیف و ….
6. امکان تعیین کالاهای غیرمشمول درخواست عادی یا غیرقابل خرید در یک دوره زمانی
7. امکان تعریف کالاهای مشابه برای هریک از اقلام انبار
8. امکان تعریف کارپردازان و مشخصات شخصی و شغلی آنها
9. امکان تعریف واحدهای درخواست کننده کالا
10. امکان تعریف افراد تحویل‌گیرنده کالا در واحدها و مشخصات شخصی و شغلی آنها
11. امکان تعریف واحدهای سازمان
12. امکان تعریف منابع تهیه کالا
13. امکان ثبت اطلاعات کالاشامل :نام ، طبقه ، واحد شمارش ، کشور سازنده ، شرکت سازنده ، مصرفی یاغیرمصرفی ، حداقل موجودی ، حداکثر موجودی ، نقطه سفارش و …
14. امکان تعریف سال مالی برای انبار برای انجام عملیات مختلف انبارداری

عملیات مربوط به ورود کالا به انبار

1. امکان صدور درخواست خرید کالا توسط انبار و پیگیری آن
2. امکان صدور قبض انبار و قبض انبار مستقیم برای کالاهای خریداری شده با ذکر تاریخ ورود کالا به انبار (توضیح : منظور از قبض انبار مستقیم ، قبض انباری است که برای کالاهایی که وارد انبار نمی‌شوند و مستقیم به واحد مربوط تحویل داده می‌شوند صادر می‌شود . )
3. امکان تهیه کاردکس انبار
4. امکان صدور قبض برای کالاهایی که از محل تنخواه خریداری و وارد انبار و از انبار خارج می‌شوند (جهت تسویه تنخواه با حسابداری ) با ذکر تاریخ ورود کالا به انبار
5. امکان تخصیص کالا به انبار در هنگام صدور قبض انبار
6. امکان صدور قبض انبا برای کالاهایی که به امانت گرفته می‌شوند و کنترل موجودی آنها
7. امکان صدور قبض انبار برای کالاهای امانتی برگشتی به انبار از واحدهای داخل سازمان و یا سازمان‌های دیگر
8. امکان ثبت کالاهای مرجوعی از واحدها به انبار و صدور قبض برای آنها و اضافه‌کردن به موجودی انبار
9. امکان ثبت کالاهای مازاد بر مصرف که به انبار برگشت داده می‌شوند .
10. امکان ثبت کالاهای برگشت از فروش
11. امکان ثبت کالاهای وارده از تعمیرگاه
12. امکان ثبت کالاهایی که بین انبارها جابجا می‌شوند و صدور قبض و حواله برای آنها و اصلاح موجودی انبار
13. امکان ثبت هزینه‌های اضافی در گزارش قبض انبار
14. امکان ثبت تخفیف هرکالا و تخفیف کلی فاکتور در قبض انبار
15. امکان پیگیری و کنترل کالاهای ثبت شده در قبض انبار با کالاهای درخواست شده برای خرید
16. امکان ثبت مشخصات فروشنده ، فاکتور و کارپرداز در قبض انبار
17. امکان ثبت مشخصات فنی کالاهای وارد شده به انبار در قبض انبار
18. امکان کنترل توالی شماره قبض انبارها (با توجه به تاریخ و ساعت صدور آنها)

عملیات مربوط به خروج کالا از انبار

1. امکان صدور فرم درخواست کالا از انبار توسط کلیه واحدهای سازمانی وثبت عملیات مربوط به تائیددرخواست ، تحویل کالا و پیگیری درخواست‌های تحویل داده نشده
2. امکان صدور حواله توسط انبار برای کالاهای مختلفی که توسط یک واحد سازمانی درخواست می‌شود
3. امکان صدور حواله انبار برای کالاهای خریداری شده جهت تحویل به واحدهای متقاضی کالا
4. امکان پیگیری و کنترل کالاهای ثبت شده در حواله انبار با کالاهای درخواست شده
5. امکان ثبت ،‌ کنترل عملیات و صدور حواله انبار برای کالاهایی که از انبار به دیگران امانت داده می‌شود
6. امکان صدور حواله برگشت امانت برای کالاهایی که با قبض امانتی وارد انبار و به متقاضی تحویل داده شده است
7. امکان صدور حواله انتقالی و کنترل عملیات برای کالاهایی که انبارها انتقال داده می‌شوند
8. امکان صدور حواله برای کالاهای ضایعاتی
9. امکان ثبت عملیات مربوط به مرجوع کردن کالاها
10. امکان ثبت کالاهایی که از طریق مزایده یا روشهای دیگر به فروش می‌رسند
11. امکان ثبت کالاهایی که جهت تعمیر ارسال می‌شوند
12. امکان ثبت کالاهایی که به دلایلی از قبیل زیست محیطی ، بهداشتی و … معدوم می‌شوند
13. امکان ایجاد سند حمل (بارنامه) برای تمامی اسناد خرید ، فروش و امانی
14. امکان تکمیل و تایید حواله‌های فروش توسط سرپرست انبار و دریافت امضای مشتری روی حواله فروش پس از ارسال کالا جهت ثبت در کارت موجودی انبار
15. امکان کنترل توالی شماره حواله انبارها (با توجه به تاریخ و ساعت صدور آنها)
16. امکان تحویل کالاهای مشابه و ثبت آن درحواله انبار در صورت فقدان کالاهای درخواست شده در انبار
17. امکان کنترل موجودی کالا در زمان صدور حواله به نحوی که در صورت صدور حواله انبار برای یک کالا به تعداد بیشتر از موجودی انبار ، موجودی کالا پس از صدور حواله انبار منفی نشود

عملیات مربوط به جستجو ، حفظ و نگهداری کالا و سوابق آن و کنترل موجودی انبار

1. امکان اجرای عملیات انبارداری به صورت متمرکز و غیرمتمرکز
2. امکان ثبت مشخصات کالاهای انبار و کنترل موجودی تعدادی و ریالی انبار و دسترسی به آن
3. امکان نگهداری یک کالادر انبار با درجه کیفیتی مختلف
4. امکان ثبت سند تعدیل
5. امکان ثبت سند انتقال
6. امکان کنترل موجودی کالا در انبار در هرزمان با توجه به توالی شماره قبض‌ها و حواله‌ها و تاریخ و زمان (ساعت) صدور آنها
7. امکان کنترل موجودی کالاهای امانی
8. امکان اعلام کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده‌اند به صورت خودکار به همراه تعداد موردنیاز برای خرید جهت انجام سفارش به موقع و تامین کالا
9. امکان ثبت و نگهداری نتایج بازرسی کالاهای خریداری شده
10. به روز شدن انبار به صورت خودکار در هنگام ثبت معاملات خرید و فروش
11. امکان نگهداری صورتحساب‌های خرید
12. امکان اولویت‌بندی درخواست‌ها و کنترل اعتبارات و برنامه خرید
13. امکان تخصیص یا مشاهده مکان کالا در انبار قبل از صدور قبض یا حواله انبار
14. امکان مشاهده گردش کالا در هر انبار با توجه به توالی و زمان صدور قبض و حواله انبار
15. امکان جستجو براساس نام کالا ، بخشی از نام ، کدکالا و بخشی از کد

گزارش‌ها

1. امکان ایجاد انواع گزارش‌های تاریخچه‌ای ،‌ عملیاتی و مدیریتی به صورت آماری و نموداری
2. امکان گزارش‌گیری از موجودی کالا در انبار ، فهرست و مشخصات کالاها و گزارش‌های کنترل موجودی
3. امکان گزارش‌گیری از اقلام تحویلی به واحدها
4. امکان گزارش مصرف کالا به تفکیک کالا ، واحدهای تحویل گیرنده و شخص تحویل گیرنده
5. امکان گزارش‌گیری از اقلامی که به نقطه سفارش رسیده‌اند و گزارش سفارش‌های انجام شده و نشده
6. امکان گزارش‌گیری از اقلام راکد ،‌ گزارش قطعات پرمصرف و کم‌مصرف و گزارش‌کالاهای با موجودی صفر
7. امکان گزارش‌گیری از مصرف مراکز هزینه و مصرف بخش‌های مختلف دستگاه
8. امکان گزارش‌گیری از فهرست روزانه و ماهانه دریافت کالا ‌،تهیه کاردکس کالا و کاردکس کلی به تفکیک گروه کالاها
9. امکان گزارش‌گیری از اقلامی که در یک دوره گردش داشته‌اند و تهیه فهرست گردش اسناد
10. امکان گزارش‌گیری از موجودی اول دوره مالی
11. امکان گزارش ‌گیری از موجودی تعدادی و ریالی به تفکیک انبارها
12. امکان گزارش‌گیری تعدادی و ریالی اقلام وارده به انبارها و اقلام صادره از انبارها
13. امکان گزارش‌گیری از درخواست‌های کالا از انبار ، کالاهای رسیده به انبار ، حواله‌های صادر شده برای کالا ، حواله‌های برگشتی و ابطال شده ،‌درخواست‌های معوقه و انجام نشده ، درخواست‌های خرید کالا و خریدهای انجام شده و نشده در تاریخ‌های تعیین شده
14. امکان‌ گزارش‌گیری از کالاهای امانی وارده یا صادره به تفکیک مراکز هزینه
15. امکان گزارش موجودی انبارگردانی که طی مراحل مختلف قابل تهیه باشد و تهیه گزارش مغایرت انبارگردانی به صورت تعدادی و ریالی
16. امکان تهیه گزارش مغایرت بین حسابداری انبار و حسابداری مالی و تهیه گزارش تراز ریالی انبارها
17. امکان مشاهده بازیابی و مقایسه اطلاعات قبلی و سال‌جاری سیستم انبار
18. امکان‌گزارش‌گیری از فهرست فروشندگان
19. امکان گزارش‌گیری از اطلاعات بارنامه‌های مربوط به ارسال یا دریافت کالاها به تفکیک
20. امکان گزارش‌گیری از اقلام جایگزین
21. امکان گزارش‌گیری از عملیات انتقال کالا بین انبارها
22. امکان گزارش‌گیری از وضعیت کالای برگشتی به انبار
23. امکان گزارش گیری از بدهی پرسنل به انبار
24. امکان‌گزارش‌گیری از قیمت کالاهای حواله شده و هزینه‌های انجام شده برای هر واحد سازمانی و یا مرکز هزینه
25. امکان تهیه گزارش‌های دلخواه به صورت پارامتریک (Report Generator )

فهرست فعالیتها

فهرست مرتب شده Functionality هایی که باید سناریو برای آنها تعریف شود

1. SignUp (کار بر عادی)
2. LogIn (کاربر)
3. مشاهده صندوق پستی (مدیر)
4. مشاهده سفارشات (مدیر)
5. تعریف کالا و مشخصات آن (مدیر)
6. تعریف گروه کالا (مدیر)
7. مشاهده گزارشات مدیریتی (مدیر)
8. بررسی موجودی انبار (انباردار)
9. ثبت سفارشات (انباردار)
10. ارائه صورت وضعیت کالای درخواستی (انباردار)
11. مشاهده صندوق پستی (انباردار)
12. مشاهده صندوق پستی (درخوست کننده کالا از انبار)
13. ارسال سفارش (درخوست کننده کالا از انبار)
14. تائیدیه دریافت کالا (درخوست کننده کالا از انبار)
15. عملیات دریافت سفارش (درخوست کننده کالا از انبار)
16. درخواست تائیدیه نهایی سفارش (درخوست کننده کالا از انبار)
17. LogOut (درخوست کننده کالا از انبار)

در ادامه این فصل به بررسی و رسم نمودار Use Case منطقی سیستم کتابخانه آملاین پرداخته خواهد شد.

نمودار کلی Use Case سیستم انبارداری

نمودار Use Case مربوط به فعالیتهای مدیر انبار

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////

فهرست مطالب