+

بخشی از متن : 

آیین نامه تنخواه گردان

دربسیاری موارد بنابر ضرورت های عملیاتی ،انجام مخارج جزیی وپاره ای پرداخت های به فروشندگان کالا و یا عرضه کنندگان خدمات،به صورت مستقیم صورت می گیرد . به دلیل تعدد دفعات وقوع اینگونه هزینه ها وبه منظور ایجادسهولت وتسریع درامرفوق وجلوگیری ازبروز وقفه درعملیات جاری ،این قبیل پرداخت ها ازمحل وجوه تنخواه گردان ها حسب موردانجام می گیرد.

کلیه مقررات و دستورالعملهای مالی که در جهت ایجاد و اعمال کنترل های داخلی تدوین می گردد و همچنین مفاد و مندرجات آیین نامه معاملات شرکت ، ناظر بر اجرای این دستورالعمل می باشد .

تنخواه مورد بحث و پیش بینی شده در این دستورالعمل ، عبارتست از تنخواه نقدی و در صورتی که ضرورت عملیاتی ایجاب نماید که علاوه بر تنخواه نقدی ، وجوه تنخواه در بانک نگاهداری شود و پرداخت ها بوسیله چک صورت می گیرد ، دستورالعمل ها و روشهای حاضر در موارد مزبور نیز قابل اعمال و استفاده خواهد بود .

این دستور العمل برای شرایطی که دارنده تنخواه انجام دهنده مخارج است و همچنین شرایطی که یک نفر مسئول مسئقل و جداگانه برای نگاهداری وجوه تنخواه در نظر گرفته شود تدوین گردیده است .

مسئولیت حسن اجرای روش های مندرج در این دستورالعمل با امور مالی شرکت می باشد .

هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، ارائه روش های ایجاد و استفاده از تنخواه گردان های مورد نیاز به صورتی است که از یک طرف تسهیلات گردش کار و پرداخت ها رامیسر سازد و از طرف دیگر مبانی کنترل را طبق موازین مرتبط با کنترل های داخلی ایجاد نمایند .

روش های ارائه شده در این دستور عبارتند از :

• روش ایجاد تنخواه گردان
• روش پرداخت از محل تنخواه گردان
• روش تجدید (بازپرداخت) تنخواه گردان

روش ایجاد تنخواه گردان :

تنخواه گردان به منظور فراهم ساختن امکانات مناسب برای پرداخت های به فروشندگان کالا و عرضه کنندگان خدمات ایجاد می گردد . موضوعیت وضرورت ایجاد تنخواه ، مبلغ تنخواه و سقف مبالغ قابل پرداخت از محل تنخواه طبق ضوابطی که در این طرح بیان می شود تعیین می گردد .

هر تنخواه گردانی با پیشنهاد و گزارش توجیهی مدیر مربوطه و تصویب مدیرعامل ایجاد می گردد . امور مالی نقش رسیدگی کنندگی کننده و هماهنگ کننده ایجاد و تغییرات در تنخواه ها را دارد .

در صورتی که نقاط برای ایجاد تنخواه تنظیم شده باشد . مشخصات مربوط به تنخواه مورد نظر به شرح زیر درج می گردد :

• نام دارنده تنخواه (مسئول تنخواه)
• مبلغ تنخواه مورد نیاز
• حداکثر مبلغ قابل پرداخت در مورد هر فقره پرداخت با توجه به مقررات آئین نامه معاملات شرکت .
• سطح مبلغی که بر اساس آن هزینه های پرداخت شده از محل تنخواه بازپرداخت می گردد . (حدنصاب حدید تنخواه)

دلایل ایجاد تنخواه ، شامل مورادی که پرداخت از محل تنخواه بابت آنها انجام می گیرد تشریح گردد .

هر گونه تغییر در تنخواه شامل افزایش و کاهش در مبلغ تنخواه ، سقف پرداخت ، تغییر دارنده تنخواه و مواردی از این قبیل باید عیناً مشابه ایجاد تنخواه عمل گردد . و دلایل توجیهی مربوط به تغییرات پیشنهادی به همراه اطلاعات و آمار مورد نیاز ارائه می گردد .

متقاضی ایجاد و یا تغییر تنخواه درخواست را در دو نسخه تهیه و امضانموده جهت بررسی و کنترل به امور مالی ارسال می نماید . امور مالی از لحاظ انطباق پیشنهاد ارائه شده با آئین نامه ها و مجوزهای مالی بررسی لازم را به عمل می آورد . درخواست توسط مدیر عامل امضاء شده و تصویب می گردد .

توزیع نسخ مجوز ایجاد یاتغییر در تنخواه به ترتیب زیر انجام می گیرد :

• نسخه اول بعد از تصویب به امور مالی ارسال می گردد تا اولاً بر اساس آن پرداخت (تامین) تنخواه صورت گیرد و ثانیاً به عنوان مبنای رسیدگی (سندرسی) پرداخت های تنخواه مورد استفاده حسابداری قرار گیرد .
• نسخه دوم جهت ایجاد سوابق و استفاده نزد واحد متقاضی بایگانی
  می شود.

روش پرداخت تنخواه :

مسئول پرداخت تنخواه برای هر فقره پرداخت از برگ پرداخت تنخواه گردان استفاده می نماید . به برگ های پرداخت تنخواه از اول هر سال مالی شماره از یک به بعد اختصاص داده می شود . علاوه بر شماره ترتیب ، تاریخ پرداخت در بالای ستون برگ پرداخت درج می شود .

اطلاعات مربوط به پرداخت قابل انجام شامل مبلغ ، نام و مشخصات ذینفع و موضوع پرداخت در ستون های پیش بینی شده قید می گردد . در مواردی که پرداخت متکی به صورتحساب ، نامه و یا مدرک معین دیگری است ، شماره و تاریخ مدارک مورد نظر ذکر می شود . در صورتی که پرداخت بر اساس یادداشت مسئولین مجاز شرکت صورت گیرد به مجوز صادره اشاره می گردد . در کلیه این موارد مدارک مربوطه به برگ پرداخت ضمیمه می شود .

پس از امضاء مسئول تنخواه ، با توجه به سطح معامله و مبلغ قابل پرداخت مراحل تایید و تصویب پرداخت صورت می گیرد و هنگام پرداخت به ذینفع ، تایید پرداخت وجه اخذ می شود .

پرداخت های به عمل آمده با توجه به ماهیت مخارج انجام یافته توسط حسابداری تفکیک گردیده و بر حسب طبقه بندی مخارج به آنها شماره حساب اختصاص داده می شود . مبالغ پرداخت شده می تواند بر حسب مورد از اجزاء مختلف مخارج تشکیل شود که تا سه نوع سرفصل حساب قابل تفکیک پیش بینی شده است .

برگ پرداخت تنخواه گردان در ۲ نسخه تهیه می گردد . نسخه اول بهمراه ضمایم مربوط مبنای تهیه صورت خلاصه پرداخت های تنخواه قرار گرفته و مجموعاً جهت صدور سند حسابداری به امور مالی ارسال می گردد . نسخه دوم به ترتیب شماره و بهمراه یک نسخه از صورت خلاصه تنخواه نزد مسئول تنخواه گردان باقی می ماند .

تجدید تنخواه گردان :

هنگام رسیدن مانده تنخواه گردان به حد تجدید (حدنصاب بازپرداخت) مسئول تنخواه گردان اقدام به تهیه «صورتحساب پرداخت های تنخواه گردان» می نماید . حد تجدید تنخواه گردان با توجه به مدت زمانی که صدور چک در امورمالی به طول می انجامد و گردش روزانه عملیات تنخواه ، میانگین پرداخت ها و غیره توسط امور مالی تعیین و ابلاغ می گردد .

دارندگان تنخواه گردان از اول هر سال مالی به صورت خلاصه پرداخت های تنخواه گردان به ترتیب تهیه آن شماره مسلسل اختصاص می دهند .

در بالای فرم تاریخ دوره ای که از محل تنخواه گردان مورد نظر پرداخت شده است درج می گردد . (حد فاصل صورتخلاصه قبلی و صورتخلاصه در دست تنظیم )

اصل مبلغ تنخواه در قسمت پیش بینی شده بالای جدول قید می گردد . ستون اول جدول شماره ردیف است که تعداد پرداخت ها را در هر گردش تنخواه گردان و ستون شرح اطلاعات مختصری در مورد مخارج انجام شده را نشان می دهد .درج مشخصات برگ پرداخت و مبلغ آن و مشخصات رسید انبار (در مواقع ضروری ) مسیر انجام شده در مورد هر یک از مخارج رانشان می دهد . لازم به یادآوریست که اطلاعات مربوط به رسید انبار فقط در مورد پرداخت برای خریدهایی که تحویل به انبار می شوند ضروری است .

در صورتی که موارد پرداخت های انجام شده در یک صفحه صورتخلاصه نگنجد از صفحات بیشتر استفاده شده و جمع هر صفحه به صفحه بعد انتقال می یابد . جمع مبالغ پرداختی در انتهای برگ صورتخلاصه تنخواه گردان بدست می آید که با مقایسه جمع مبالغ پرداختی از مبلغ تنخواه گردان موجودی آن در تاریخ واریز بدست می آید . مسئول تنخواه پس از امضای برگ خلاصه پرداخت آنرا به نظر و امضای تایید کننده مربوطه می رساند  .

برگ خلاصه تنخواه بهمراه برگ های پرداخت تنخواه و ضمایم مربوطه که به ترتیب شماره ضمیمه شده است جهت اقدامات لازم به حسابداری تحویل می گردد.

حسابداری پس از کنترل کلیه ضمایم برگ خلاصه پرداخت های تنخواه گردان با امضای برگ خلاصه ، در محل تعیین شده در پایان فرم ، وصول اسناد و مدارک صمیمه برگ خلاصه را تایید می نماید و نسخه دوم برگ خلاصه پرداخت های تنخواه گردان را به دارنده تنخواه عودت می دهند .

حسابداری بر اساس ماهیت مخارج انجام یافته ، قسمت پایین برگ پرداخت ها را از لحاظ تفکیک و طبقه بندی حساب ها تکمیل می نماید . سپس مبالغ مربوط به هر یک از برگ های پرداخت را بر اساس تشخیص به عمل آمده به ستون های تسهیم برگ خلاصه پرداخت های تنخواه گردان انتقال می دهد . سپس صورتخلاصه تکمیل شده مبنای اقدامات زیر قرار می گیرد :

الف ) صدور چک و بازپرداخت مخارج انجام یافته به مسئول تنخواه گردان

ب)صدور سند حسابداری و منظور نمودن مخارج انجام یافته به حساب های مربوطه

توزیع نسخ صورت خلاصه پرداخت تنخواه به این ترتیب صورت می گیرد که نسخه اول بهمراه برگ های پرداخت و اصل مدارک و ضمایم مربوطه جهت اقدام به حسابداری ارسال می شود .

نسخه دوم صورتخلاصه بهمراه نسخه دوم برگ پرداخت تنخواه گردان به ترتیب شماره برگه ها نزد مسئول تنخواه بایگانی می گردد .

.

فهرست مطالب : 

• طرح حسابداری مالی
• اصول، مفاهیم و مفروضات اساسی حسابداری
• ساختار حسابها
• سرمایه گذاریهای کوتاه مدت
• طرح دریافت و پرداخت
• اصول ناظر برطرح
• سازمان
• دریافت
• پرداخت های بانکی
• پرداخت های نقدی
• پرداخت حقوق و مزایا
• آیین نامه تنخواه گردان
• روش ایجاد تنخواه گردان
• روش پرداخت تنخواه
• تجدید تنخواه گردان
• اصول و ضوابط ناظر بر سیستم تنخواه گردان
• انبارداری
• حسابداری ، بخشی درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها
• رابطه انبار با واحد امورمالی
• شرح وظایف
• شرح وظایف مدیر امور مالی
• شرح وظایف سرپرست انبار و محصول
• برگ رسید و تحویل مستقیم
• توزیع نسخه های فرم انبار مستقیم
• ثبت عملیات حسابداری اموال منقول غیر مصرفی
• همراه با جداول