+

فهرست مطالب

• تاریخچه داروخانه
• شناخت سیستم داروخانه:
• قفسه سطح فروش
• انبار مرکزی
• یک نرم افزار حسابداری :
• موسسات بازرگانی
• موسسات خدماتی
• موسسات تولیدی :
• مثال ثبت دریافت نقدی :
• ۱وارد کردن کد (در صورتی که کد را در خاطر خود دارید )
• ۲انتخاب از لیست کدها
• تعریف لیست کالا ها :
• کدبندی انبارها :
• کدبندی کارکنان شرکت :
• کدسر فصل معین
• فرم تعریف حسابها ی معین شامل دو جدول است
• کد خدمات و سرویس ها
• کد هزینه ها :
• کد صندوق های مالی :
• بدهی و بستانکاری به اشخاص
• شماره فاکتور
• خریدار
• وارد کردن کد:
• انتخاب از لیست کدها
• چکهای متفرقه
• نقد کردن چک
• سرحساب گذاری
• ثبت چکهای دریافتی متفرقه :
• نحوه ثبت چکهای دریافتی
• کد حساب
• نام حساب بانکی گیرنده چک
• نوع چک :
• کد چک پرداختی :
• اعلام وصول چکهای متفرقه دریافتی :
• تصاویر
• /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

بخشی از متن : 

تاریخچه داروخانه

 شناخت سیستم داروخانه:

این داروخانه از ۳ بخش تشکیل شده است که عبارتند از:

۱-قفسه سطح فروش

۲-انبار مرکزی

۳-امور مالی

۱-قفسه سطح فروش: این بخش از سه قسمت مجزای دیگر که عبارتند از بخش داروهای ویژه,بخش لوازم بهداشتی و آرایشی,بخش داروهای عادی تشکیل شده است متقاضی برای تامین نیازهای دارویی با این بخش در ارتباط است بخش داروهای ویژه برای بیماران ویژه مانند سل,سرطان و هپاتیت و … می باشد.

در این بخش داروهای مخدر را فقط سر پزشک متخصص اطفال ,اعصاب و روان,روان پزشک می توانند تجویز کنند. در بخش لوازم بهداشتی به ازای تحویل کالا به متقاضی فاکتوری صادر گردد در بخش داروهای عادی با دریافت نسخه از بیمار دارو تحویل داده میشود در آخر ساعت کاری نسخه بیمارنسخه های بیمه از نسخ آزاد تفکیک می شود ودر آخر ساعت کاری نسخ بیمه به مدیر داخلی تحویل داده می شود . روال کاردر این بخش به این صورت است که پس از دریافت نسخه از بیمار ,نسخه از لحاظ تاریخ روز و تاریخ اعتبار دفترچه,دارا بودن مهر,ارتباط نسخه با داروخانه مغایرت نداشتن نوع داروها با تخصص پزشک و دارا بودن داروها و یا داشتن داروهای مشابه بررسی می شود . و پس از صحت تمام موارد فوق قیمت تک تک داروها تعیین می گردد. و مبلغ سهم بیمار و سهم سازمان بیمه مربوطه و… محاسبه می گردد سپس داروها تهیه شده و به بیمار تحویل داده می شود.

۱-انبار مرکزی: موجودی این بخش از طریق سازمان حلال احمر و یا شرکتهای پخش دارو تهیه می شوند. روند کار به این صورت است که ابتدا لیستی از داروها از طرف شرکتهای فوق به داروخانه ارسال می گردد و انباردار با انتخاب داروهای مورد نیاز و تامین اعتبار  مالی داروها را تحویل می گردد پس از تحویل دارو مشخصات آنها را ثبت می کندو بعد از گذراندن مراحل اداری و قانونی آنها را در انبار طبقه بندی می کند قفسه سطح فروش داروهای خود را به وسیله مسئول در خواست دارو با ارائه لیست داروهای مورد نیاز از این بخش تهیه می کند که مقدار و مشخصات داروهای درخواستی نیز طی سندی ثبت می گردد در این بخش در پایان هر سال عملیات انبار گردانی صورت می گیرد که در این عملیات تمامی دفاتر بسته شده و موجودی دفاتر با موجودی عینی انبار مقایسه می گردد تا کسری و اضافی انبار مشخص گردد.

بخش امور مالی در این بخش اسناد ثبت می گردد همچنین تمامی امور مربوطه به حسابها و حقوق پرسنل و عملیاتی مالی در این بخش صورت می گیرد این بخش اعتبار مالی داروخانه را از طریق مدیریت تامین می نما یدهمچنین در صدپرداخت نسخ بیمه را نیز محاسبه و به سازمانهای مربوطه ارسال می کند در پایان هر سال تراز آزمایشی برای تایین سود و زیان داروخانه تهیه می  شود.انواع نسخه ها در این داروخانه عبارتند از :

۱-تامین اجتماعی ۲-خدمات درمانی-عادی۳- خدمانی درمانی -خاص  ۴-سایر اقشار –عادی ۵-خویش فرما –عادی۶- واحد اکتشافی طبس- رایگان ۷- واحد اکتشافی طبس ۵۰% ۸- واحد اکتشافی طبس ۱۵% ۹-روستایی –عادی ۱۰-روستایی –صادرات ۱۱- روستایی صادرات

رایگان ۱۲- روستایی کشاورزی ۱۳- خویش فرما – خاص ۱۴- صدا و سیما ۱۵- سایر اقشار

خاص ۱۶- روستایی- خاص ۱۷- سایر اقشار- خاص ۱۸- جهاد سازندگی ۱۹- کمیته امداد

(ره) ۲۰- داروهای o.t.c 21- خدمات درمانی سایر اقشار آسیب پذیر ۲۲- آسیب پذیر عادی

۲۳-بانک سپه ۲۳- آسیب پذیری خاص ۲۵- تامین اجتماعی خاص ۲۶-خدمات درمانی روستایی ۲۷- شرکت نفت و گاز ۲۸- بیمه ایران

اصولا در اکثر صنایع قبل از ایجاد و تولید محصول گرانقیمت نهایی مدلی از سیستم واقعی بنا

می کنند این مدل سازی می تواند به صورت ماکتی ا ز یک مجتمع سا ختمانی و یا به صورت

مدل ریاضی از چگونگی تغییرات فشار بر بدنه داخلی سیستم ماشین با شد هدف از مدل سازی آزمون صحت و چگونگی عملکرد محصول قبل از پیاده سازی نهایی است  برای مدل سازی صحیح عملکرد سیستم مکانیزه قبل از پیاده سازی آن بر روی کامپیوتر می بایست سیستم مورد نیاز را بررسی و بدون کم و کاست شناخت. نگرش به عملکرد هر مجموعه و سازمان از دیدگاه مجموعه ای از عناصر عملیاتی مرتبط و روشی موثر برای شناخت عملکرد های کلی آن سازمان یا مجموعه به عنوان یک سیستم و عملکرد واحدهای آن به عنوان عناصر سیستم است.

اصولا کلمه سیستم به مجموعه ای از عناصر که در ارتباط با یکدیگر یک مجموعه عملیاتی را تشکیل می دهد اطلاق می شود. برای نمونه واحدهای عملیاتی یک سازمان یا اداره را میتوان به عنوان عناصر یک سیستم در نظر گرفت که در ارتباط با هم هدف خاص آن سازمان را تعقیب می نمایند .

تحلیل و طراحی یکی از زیبا ترین شاخه های  رشته کامپیوتر است چرا که مرحله ای برای اتصال دانش کامپیوتر با نیازهای کاربردی افراد سازمانها و به طور کلی دنیای خارج از محیط کامپیوتر است. جالب تر و جذاب تر از برنامه نویسی است چرا که شامل مطالعه ارتباطات  بین افراد کامپیوتر و سازمانها نیز می باشد.

در اینجا سیستمهای کامپیوتری عملیات متنوع و پیچیده تری صورت می گیرد که در انجام هر کدام از آن عملیات نیاز به افراد با تخصص ها و مهارتهای خاص می باشد و  ضرورت دارد که کلیه عملیات مراحل مختلف تکوین و تکامل سیستمهای کامپیوتری به صورت مدرن در اید یا به عبارت دیگر مستندسازی شود تا اولا سایر متخصصان که در مطالعه و طراحی سیستم مستقیما دخالت ندارند بتوانند با مطالعه آن مستندات نحوه عملکرد سیستم را به راحتی بفهمند ثانیا اگر نیاز به انجام تغییرات یا تصمیمات و اصلاحاتی در سیستم مذبور پیش اید اشخاصی که در نکوین همکاری داشته اند ولی به علت مکانیزم طراحی و نحوه عملکرد را فراموش کرده اند  و یا سایر متخصصان بتوانند با مراجعه به آن مستندات تغییرات و اصلاحات مورد نیاز را بدهند.

یک نرم افزار حسابداری :

با توجه به تعریف فوق، یک نرم افزار حسابداری باید بتواند : اطلاعات مالی را ثبت کند، آنها را دسته بندی نماید (در طبقه بندی های تعریف شده)، آنها را یکپارچه سازد (تجمیع) و در نهایت گزارشات خلاصه شده یا دارای جزئیات را آماده نماید.

علاوه بر این موارد، یک نرم افزار حسابداری باید امکانات بیشتری داشته باشد : ایمن باشد، امکان استفاده از آن محدود به افراد مشخص شده باشد، استفاده از آن ساده باشد، همیشه امکان استفاده از پشتیبانی نیروی فنی (تولید کننده نرم افزار) وجود داشته باشد، امکان پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات و داده ها جهت استفاده در مواقع ضروری را داشته باشد، امکان ارائه گزارشات آماری و نمودارها را جهت برنامه ریزی مالی داشته باشد و … .

همانطور که مشاهده می کنیم، یک نرم افزار حسابداری باید امکانات بسیار متنوعی را دارا باشد.

انواع موسساتی که از حسابداری استفاده می کنند :

انواع موسساتی که از سیستمهای حسابداری (دفتری یا رایانه ای) استفاده می کنند عبارتند از :

• موسسات بازرگانی

موسساتی هستند که به خرید و فروش نوعی خاص یا انواع مختلفی از مواد خام، فراورده ها یا کالای ساخته شده اشتغال دارند. اینگونه موسسات باید از نرم افزارهای حسابداری خاصی که مخصوص موسسات بازرگانی تهیه شده باشد استفاده نمایند. حسابداری یکپارچه، نرم افزاری است که مخصوص اینگونه موسسات تولید شده است.

موسسات خدماتی

موسساتی هستند که خدماتی را به مشتریان عرضه و در ازای آن کارمزد یا حق الزحمه دریافت می کنند. این موسسات باید از سیستم حسابداری مخصوص خود (که طبیعتاً متفاوت از نوع اول است) استفاده نمایند. نرم افزار حسابداری سه سطحی مختص این دسته از موسسات طراحی شده است. برخی ازمشتریان این نرم افزار شرکتهای تعاونی مسکن، موسسات مالی و حسابرسی و … هستند.

• موسسات تولیدی :

این موسسات با استفاده از یک سری مواد اولیه و با انجام کار بر روی این مواد محصولی را تولید می کنند. اینگونه موسسات باید از حسابداری تولید که شامل محاسبه قیمت تمام شده کالا (و گاهی مدیریت تولید) است استفاده نمایند.

طرز عملکرد اسناد حسابداری فرم های آماده

هنگامی که می خواهیم در سیستم حسابداری داروخانه یک عملکرد حسابداری خود را ثبت کنیم نظیر فروش کالا، پزداخت وجه به مشتریان ، به دو روش زیر می‌توانیم عمل کنیم :

۱-      استفاده از فرمهای آماده مخصوص عملیات

۲-      استفاده از ثبت سند حسابداری دوبل یا معین

روش ۱- دقیق ترین و سریع ترین حالت وارد کردن اطلاعات است که در آن کافی است به صورت ساده فقط مقدار وجوه عددی و طرف حساب فاکتوها را وارد کنیم و با زدن کلید ثبت ، تمامی حساب ها تنظیم و اسناد دوبل حسابداری مربوط به آن عملکرد در کمتر از یک ثانیه ثبت و ذخیره می شوند،

     مثال ثبت دریافت نقدی :

فرض کنیم آقای احمد فضیلتی مبلغ ۲۰۰۰۰۰۰ ریال به شما پرداخت می کند و شما می خواهید این مبلغ را در برنامه ثبت کنیم تا هم به حساب آقای احمد فضیلتی برود و او طلب کار شود این مبلغ را و هم به حساب سرمایه شما برود و موجودی نقدی صندوق شما افزایش پیدا کند

کافی است فرم دریافت نقدی را اجرا و در ردیف پرداخت ککندگان نام احمد را وارد کرده و مبلغ ۲۰۰۰۰۰۰ ریال را در ستون مقدار وجه نقد وارد کنیم و سپس کلید ثبت را بزنید و تمام.

به محض  زدن کلید ثبت بقیه کارها توسط برنامه حسابداری داروخانه انجام خواهد شد نظیر تنظیم و افزایش موجودی صندوق ، ثبت سند حسابداری این دریافت نقدی ، طلب کار کردن حساب احمد و افزایش موجودی سرمایه نقد

بنابراین جهت کار کردن با نرم افزار برنامه حسابداری و انبارداری داروخانه نیازی به داشتن تخصص حسابداری نداریم و کافی است اعمال تجاری و داد و ستد های مالی روزانه خود را به سادگی وارد برنامه کنیم و تنظیم مانده حساب ها را به عهده نرم افزار داروخانه بگذاریم

روش ۲- ثبت سند حسابداری دوبل است که در این حالت با اجرای فرم سند حسابداری می‌توانیم عملکرد خود را به صورت یک یا چند سند دوبل وارد کرده و ثبت کنیم اما در این حالت در صورتی که سر فصل و کد معین مربوطه را اشتباه انتخاب کنیم باعث ایجاد اختلاف خواهد شد

بنابراین این حالت ثبت سند دوبل مخصوص حسابداران حرفه ای می باشدو از سرعت اجرای پائین در وارد کردن اطلاعات و ارقام برخودار است و باید در وارد کردن اعداد،انتخاب نوع بدهکار و بستانکار ارقام ،انتخاب سر فصل کل و معین مناسب باید دقت کافی داشت

وارد کردن کد در ثبت فاکتورها ، اسناد ، امور بانکی و چک ، امور صندوق

در تمامی بخشهای نرم افزار حسابداری شرکت ، هر کجا که ازما کد می خواهد (مثال : کد خریدار، کد بانک، کد فروشنده) دو راه جهت وارد کردن کد وجود دارد:

1.    وارد کردن کد (در صورتی که کد را در خاطر خود دارید )

فرض کنیم که می خواهید آقای احمد مرادی را به عنوان فروشنده در ثبت فاکتور خرید خود وارد کنیم و می دانید که کد او ۳۰۰۰۲۳ است پس به راحتی در کادر کد فروشنده در ثبت فاکتور خرید ۳۰۰۰۲۳ را وارد کنیم و کلید اینتر

(Enter) را بزنید فورا برنامه شرح حساب احمد مرادی در کادر نام فروشنده  را نمایش خواهد داد

نکته : در صورتی که کد را اشتباه وارد کنیم و کد وارد شده وجود نداشته باشد برنامه به صورت اتوماتیک لیست نام حساب های اشخاص را نمایش خواهد داد که می‌توانیم به راحتی با کلید های مکان نما به روی نام حساب مورد نظر خود رفته و با زدن کلید تائید (Enter) آن را انتخاب کنیم

2. انتخاب از لیست کدها
3. a. در هر جای برنامه که نیاز به وارد کردن کد حساب یا کالا وجود دارد به راحتی در روی کد و بدون وارد کردن هیچ عددی و با زد ن کلید اینتر (Enter) لیست حساب ها یا کالاها نمایش داده خواهد شد که می‌توانیم با کلید های بالا و پائین روی کد مورد نظر رفته و با زدن مجدد کلید اینتر (Enter) آن حساب و یا کالا را انتخاب کنیم

نکته : در صورتی که لیست تعداد زیادی دارد با زدن حروف اول شرح آن حساب برنامه به اولین اسمی که حروف تایپ شده را دارد می رود و به راحتی می‌توانیم شرح حساب مورد نظر خود را انتخاب کنیم

تکنیک ۱ : در صورتی که حساب مورد نظر جدید است و در لیست باز شده وجود ندارد با زدن کلید (Insert) یا کلیک روی دگمه “تعریف حساب جدید”  در بالای لیست نمایش داده شده حساب ها فرم “تعریف حساب ها” را فراخوانی و اجرا کنیم

تکنیک ۲ : در معرفی حساب اشخاص سعی کنیم ابتدا نام خانوادگی شخص و سپس نام کوچک او را وارد کنیم تا در لیست باز شو حساب ها در به راحتی بتوانید حساب مورد نظر را پیدا کنیم

مثال : سه حساب به نام های ۱- احمد مرادی ۲- امیر طهماسب ۳- پیمان فخری دارید که می خواهید وارد کنیم ، در فرم معرفی حساب های اشخاص به این صورت این اشخاص را وارد کنیم

o        مرادی احمد

o        طهماسب امیر

o        فخری پیمان

کدبندی کالاها و کدینگ حساب ها :‌

تعریف لیست کالا ها :

جهت معرفی کالاهای جدید در صفحه مرکزی در ردیف دوم ، روی منوی تصویری “تعریف حسابها و کالاها” کلیک کنیم.

منوی دیگری به صورت افقی باز می شود ، از منوی باز شده ، روی تعریف لیست کالاها کلیک کنیم

که فرم تعریف کد کالا باز می شود

برای معرفی کالای جدید

بروی دگمه “ایجاد کد جدید” کلیک کنیم

کد بارکد کالا را وارد کرده ، با استفاده از کلید

۱-                 Enter

۲-                 کلید در کادر خالی بعدی

اطلاعات لازم شامل نام کالا ، سازنده ،

برای تغییر رنگ کشور و واحد شمازش می‌توانیم با حذف آن ها خود کشور ،واحد شمارش و رنگ ها را تایپ کنیم و یا اینکه بعد از حذف کلید Enter  فشار داده کشور ،واحد شمارش و رنگ مورد نظر را از لیست آن ها انتخاب کرده کلید Enterرا فشار دهید بعداز ثبت از فرم خارج شوید  قیمت فروش و خرید کالا را نیز می‌توانیم مشخص کنیم .

حذف : در صورت تمایل برای حذف کالا بر روی گزینه ی حذف در فرم تعریف کد کالا کلیک کنیم برنامه ازما سوال می کندآیا از حذف برنامه مطمئن هستید بر روی گزینه ی Yes کلیک کرده کالای مورد نظر حذف می گردد. نکته : در صورت حذف تمامی اطلاعات مربوط به آن نیز حذف می گردد.

ویرایش : با کلیک بر روی این گزینه اطلاعات مزبوط به کالا را می‌توانیم تغییر دهید. به یاد داشته باشید تغییات ایجاد شده را ثبت نمایید .

چاپ لیست مرتب از اساس کد کالا : اگر بخواهید کالاهای ما بر اساس کد کالا مرتب شود روی این گزینه کلیک کنیم و در صورت تمایل برای چاپ به صورت مقایسه قیمت ها بر روی این گزینه در کاد چاپ کلیک کرده و آن را فعال کنیم .

چاپ لیست مرتب از اساس نام کالا : اگر بخواهید کتلای بر اساس نام کالا مرتب شود این گزینه در سمت چپ کلیک کنیم و در صورت تمایل برای چاپ به صورت مقایسه قیمت ها بر وی گزینه ی آ« زیر قسمت چاپ از اساس نام کالا کلیک کرده آن را فعال کنیم .

کدبندی انبارها :

جهت معرفی انبار جدید در صفحه ی مرکزی در ردیف دوم روی منوی تصویری تعریف حسابها و کالاها کلیک کنیم که منوی دیگری به صورت افقی باز می شود ، از منوی باز شده روی تعریف انبارها کلیک کنیم .

برای معرفی انبار جدید بر گزینه ی تعریف انبار جدید کلیک کنیم . فرم معرفی انبار باز میشود،

۱-      با استفاده از Enter

۲-       کلیک بر روی کادر خالی اطلاعات لازم شامل نام انبار ، مدیریت و….. را وارد کره پس از ثبت از فرم خارج شوید.

۱-      ویرایش انبار : برای اطلاعات مربوطه بر گزینه ویرایش انبار در سمت راست فرم کلیک کنیم و پس از ویرایش اطلاعات را ثبت کنیم

۲-      حذف : در صورت تمایل برای حذف انبار بروی گزینه حذف در سمت چپ فرم کلیک کرده که در این هنگام سیستم از ما سوال می کند (آیا از حذف انبار مطمئن هستید ؟)

که می‌توانیم با کلیک روی دگمه (YES)  انبار مورد نظر حذف می گردد

نکته : در صورت  انصراف از حذف روی دگمه NO  کلیک کنیم

کدبندی کارکنان شرکت :

جهت معرفی کارکنان شرکت خود در صفحه ی مرکزی در ردیف دوم روی منوی تصویری تعریف حسابها و کالاها کلیک کنیم که منوی دیگری به صورت افقی باز می شود . از منوی باز شده روی تعریف کارکنان شرکت کلیک کنیم.

برای معرفی حساب کارمندان بر روی گزینه ی حساب جدید کلیک کنیم

و به همین ترتیب  در قسمت نام ، نام خانوادگی و نام فرد را وارد کنیم و برای رفتن به قسمت بعدی می‌توانیم

۱- با زدن کلید Enter

۲- کلیک روی کادر خالی هر قسمت اطلاعات دیگر را در صورت تمایل وارد کنیم و سپس اطلاعات را ثبت کنیم .

( وارد کردن نام یا نام خانوادگی برای ثبت الزامی است .)

گزینه ی حذف: در صورت تمایل به حذف نام فرد بر گزینه ی حذف در سمت چپ فرم کلیک کنیم .

نکته : در صورت حذف نام فرد تمامی اطلاعات ثبت شده مربوط به آن فرد نیز از بین می رود .

کد  سر فصل معین

جهت معرفی حساب معین جدید در صفحه ی مرکزی در ردیف دوم روی منوی تصویری تعریف حسابها و کالاها کلیک کنیم، منوی دیگری به صورت افقی باز میشود

از منوی باز شده تعریف سر فصل معین را انتخاب کنیم .

فرم تعریف حسابها ی معین شامل دو جدول است :

۱-      جدول سر فصل یا حساب کل برای ایجاد حساب کل بر روی گزینه ی حساب جدید کلیک کرده بخش تعریف حسابهای کل باز میشود در این فرم بر گزینه ی سر فصل جدید کلیک کنیم پس در کادر مربوطه نام حساب کل جدید را وارد کنیم از ثبت می وانید با کلیک بر گزینه ی فرم حسابهای معین دوباره به صفحه ی بخش تعریف حسابهای معین بر می گردیدویا با خروج از فرم به سفحه‌ی قبلی باز میگردید.

۲-       جدول حسابهای معین حسابهای معین که زیر مجموعه های حسابهای کل هستند برای ایجاد حساب معین جدید اول حساب  فصل را انتخاب کده سپس بر روی گزینه ی حساب معین جدید کلیک کنیم. شرح حساب رت در کادر مربوطه وارد کرده و ثبت کنیم.