مستندسازی شبکه یکی از فعالیت های‌ مهم و حیاتی به منظور نگهداری و پشتیبانی مطلوب از یک شبکه کامپیوتری است . تولد یک شبکه با یک سناریو آغاز و حیات آن بر اساس مجموعه شرایط موجود ادامه می یابد . هر شبکه کامپیوتری در مدت زمان حیات خود با مسائل متعددی مواجه می گردد . مستندسازی ، امکان مدیریت و راهبری مطلوب یک شبکه کامپیوتری را فراهم نموده و مهم تر از همه این که تجارب مدیریت یک شبکه در اختیار سایر افراد گذاشته می‌شود . افرادی که قرار است در آینده ای نه چندان دور سکان هدایت یک شبکه را برعهده گیرند .
نسل بعد همواره می بایست از نقطه ای شروع نمایند که ما تمام کرده ایم نه این که آنان نیز از همان نقطه ای شروع نمایند که ما شروع کرده بوده ایم . رویکرد فوق اهمیت و جایگاه برجسته مستند سازی در هر زمینه ای را به خوبی نشان می دهد .
آیا شبکه شما مستند شده است ؟
مستند سازی شبکه ، ایجاد یک دفترچه راهنما از شبکه به منظور تسهیل در مدیریت شبکه است . لطفا به سوالات زیر پاسخ و بر اساس آن، وضعیت مستندسازی شبکه خود را ارزیابی نمائید .
• آیا دارای یک دیاگرام ( فیزیکی ، منطقی ) از شبکه موجود می باشید ؟
• آیا دیاگرام شبکه بهنگام و متناسب با آخرین وضعیت موجود است ؟
• آیا پیکربندی نرم افزارهای سرویس دهنده ، مستند شده است ؟
• آیا پیکربندی سخت افزار های موجود مستند شده است ؟
• آیا ضوابط استفاده از سرویس های شبکه مستند شده است ؟
• آیا سیاست های امنیتی استفاده از شبکه مستند شده است ؟
شما شبکه را مدیریت می نمائید
و یا
شبکه شما را اداره می نماید ؟
در پاسخ به سوالات فوق ممکن است گفته شود که ما به دلایل زیر دارای مستنداتی نمی باشیم :
• آخرین فردی که به عنوان مدیر شبکه در این مرکز مشغول به کار بوده است، اطلاعات را در ذهن خود مستند نموده ! و چیزی را برای دیگران مکتوب نکرده است .
• برای مستندسازی شبکه زمان زیادی را می بایست صرف نمود و ما زمان انجام این کار را نداریم !
• سازمان ما دارای مستندات لازم است ولی به روز نمی باشند .
• سازمان ما از یک مشاور و یا شرکت خاص خواسته است که این کار را انجام دهد و آنان نیز این کار را نه برای سازمان ما بلکه برای خود انجام داده اند .
• در سازمان ما طراحی پس از پیاده سازی انجام می‌ شود! و چون هنوز پیاده سازی تمام نشده است بنابراین نمی توان طراحی را انجام تا متعاقب آن مستندسازی را آغاز نمود !
مزایای مستندسازی
• اشکال زدائی سریع : مستندسازی ،‌ زمان برخورد با مسائل مشابه در یک شبکه را کاهش خواهد داد . با استفاده از یک دیاگرام تصویری ،‌ امکان شناسائی و برخورد سریعتر با نقاط بحرانی در شبکه فراهم می گردد .

• کاهش احتمال از بین رفتن داده ها : بر روی هر شبکه منابع اطلاعاتی مهم و متفاوتی وجود دارد . با مستند سازی شبکه و مدیریت مطلوب آن، احتمال از دست دادن داده های ارزشمند در هر سازمان کاهش می یابد .

• تسهیل در امر اشتراک فعالیت ها : مدیران شبکه می توانند مسولیت های متفاوت شبکه را به افراد دیگر واگذار نمایند ، چراکه می توان اطلاعات مستند شده را در اختیار سایر افراد متناسب با مسئولیت آنان قرار داد .

• عدم وابستگی سازمان به یک شخص حقوقی و یا حقیقی خاص : با مستندسازی شبکه ، امکان مدیریت شبکه در اختیار سازمان قرار می گیرد و به فرد و یا افراد خاصی وابسته نخواهد شد ( تحقق اصل مهم در خدمت سیستم بودن نه این که سیستم در خدمت ما باشد ) .

• بهبود طراحی شبکه : یک دیاگرام بهنگام شده ، یکی از عناصر کلیدی در هر نوع فرآیند طراحی است .